戸田：文書の管理規程はパソコンが導入される以前からありますが、それらはおそらく20年前、30年前に作られたものでしょう。平時監査体制を構築するにあたり、刷新することをお勧めします。文書管理のポイントは二つあり、その一つは「文書を適切に作成する」ことです。例えば米国で民事訴訟を起こされた場合、社内に「あの裁判はまずいね」「負けそうだね」といったメールが残っていたら、後々不利な証拠になることがあります。今書いているメールが裁判で使われる可能性があることを前提に文書を作成するよう、明記しておきましょう。他方で、必要な文書はすぐに提出できる形で残しておくことも重要です。
もう一つのポイントは、「文書管理規程に従って確実に廃棄する」こと。残念ながら、多くの会社ではこれを実行できていません。平時はさほど問題になりませんが、いざ有事となった場合はどうでしょうか。捜査当局から「対象の期間内に該当する証拠を提出してください」と言われても、全ての文書に目を通さなければなりません。その中に有利な証拠があったとしても保存費用は膨大なものとなり、見つからなければ廃棄したのと同じ結果になってしまいます。管理コストと廃棄のリスクを考えながら判断してください。

戸田先生は文書管理における問題点をこのように語ってくれました。

戸田：まずは、「相手に見られてしまう感覚を忘れて文書を作成する」ことです。LINEやSlackなどのチャットアプリに慣れていると、社用メールも同じ感覚で使ってしまいがち。常に気をつけるべき重要ポイントです。「文書管理が個人レベルで行われている」ことも問題です。従業員の管理意識が薄いだけでなく、そもそも管理責任者が置かれていない会社もあります。「廃棄の具体的な過程が定められていない、あるいは運用されていない」会社も多いと思います。保存期間満了後に廃棄すると決まっていても、細かなルールがなければ従業員は何をどうすればいいのか分かりません。

では、どういう点に留意しながら文書管理規程を整備すればいいのでしょう？　戸田先生は以下の点を指摘されました。

戸田：重要なのはビジネスの実態に沿っていることと、廃棄のプロセスを明確にすることです。理想論で作った規程は形骸化するだけですし、具体的な廃棄方法が明記されていない規程は無意味です。文書管理規程は、合理的かつ現実的でなければなりません。もう一つの留意点は、規程を文書化するだけでなく、全ての従業員に周知すること。コンプライアンスセミナーを開催したら、最後のスライドで注意喚起することをお勧めします。従業員に対しては継続的な教育や啓発活動も実施すべきですね。また、継続的な遵守状況の監査も欠かせません。新しい制度やアップデートした制度を導入した後はそれが正しく機能しているかどうかをモニタリングし、必要に応じて改善していくのです。
情報ガバナンスで求められる最後の項目は、「マニュアルの整備」。情報共有時のルール作成ですね。ここには、例えば通知すべき人物の連絡先、対応フローチャート、文書保存規程通知の雛形、べからず集などを記載しておきます。必須ではありませんが迅速な危機管理において重要な要素なので、可能ならば整備しておきましょう。